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Sept conseils pour télétravailler de manière sereine et efficace

Épidémie de Covid-19 oblige, beaucoup de Français sont passés au télétravail. Mais il n’est pas évident de changer brutalement d’environnement et d’habitudes tout en préservant la qualité des relations avec ses collègues, ses clients, ses proches…

Qu’il s’agisse des outils à mettre en place ou de l’équilibre à trouver entre vie pro et vie perso, quelles sont les clés pour s’organiser au mieux ?

 

1 / Restez en contact avec vos collègues et vos clients

Communiquer en groupe ou en conversation privée, échanger des documents, des photos et des vidéos, passer des appels… L’application Slack vous donne la possibilité de créer, gratuitement, un espace de travail virtuel avec vos collègues. Développé par Microsoft, l’outil Teams propose des services similaires et gratuits également.

Vous avez besoin de passer des appels vidéo ou d’animer des visioconférences ? Utilisez Teams ou Skype. Plusieurs options vous seront très utiles si vous télétravaillez : les fonctions permettant de partager un document avec votre interlocuteur, ou encore d’ajouter une image en arrière-plan afin de cacher votre logement et de préserver votre intimité.

Si vous devez rassembler un grand nombre de participants, qu’il s’agisse de collègues ou de clients, sachez que vous pouvez, avec l’application Zoom, réunir jusqu’à 100 personnes lors d’une réunion vidéo.
Plus fun, ces outils peuvent également être utilisés pour partager entre collègues des photos, gifs ou autres vidéos décalées. De quoi entretenir l’esprit d’équipe et la convivialité tout en veillant à ne pas perturber les discussions plus sérieuses !

 

2 / Optimisez la gestion de vos projets

Aujourd’hui, beaucoup de salariés jonglent avec différents projets de nature variée. Pas toujours facile de visualiser les missions à réaliser ou leur état d’avancement. Il est donc important de planifier des plages horaires pour les projets de fond, le traitement des e-mails ou les appels clients.

Comment faire face à ces enjeux quand on télétravaille ? Vous pouvez recourir à des logiciels comme Trello, Airtable, Avaza ou Kanban Tool. Grâce à Trello, notamment, c’est un jeu d’enfant de créer des tableaux avec des cartes (qui correspondent aux tâches à effectuer) et des colonnes (chacune comportant un titre qui vise une action précise, par exemple « à faire », « en cours » ou « terminé »).
En fonction de l’avancement du projet, les cartes vont glisser d’une colonne à l’autre. Également possible : la fixation d’une date limite pour chaque carte. À noter que plusieurs personnes peuvent éditer, participer et enrichir en temps réel un même tableau.

 

3 / Rédigez des e-mails efficaces

Lorsque vous êtes au bureau, la gestion des e-mails occupe sans doute une part non négligeable de vos journées. Le passage au télétravail est une bonne occasion de rédiger plus efficacement ceux que vous devez envoyer.
La perte de temps due à la nécessité de trouver de nouveaux repères sera ainsi compensée.
Quelques règles simples :

N’abordez qu’un seul sujet par e-mail, cela facilitera le tri et le rangement.

Soignez l’objet de l’e-mail en veillant à le rendre suffisamment clair.

Soyez concis. Limitez-vous par exemple à cinq phrases, quel que soit le sujet traité.

Ne bombardez pas de questions votre destinataire : vous aurez plus de chance de recevoir une réponse rapide.

– Si vous attendez la réalisation d’une action précise, faites-le comprendre à votre interlocuteur sans tourner autour du pot.

 

4 / Assurez-vous d’avoir une connexion performante

À domicile, vous n’avez pas la possibilité de faire appel au service informatique de l’entreprise pour résoudre au pied levé vos éventuelles difficultés. L’un des points les plus épineux est la performance de votre connexion Internet, qui peut varier sensiblement en fonction de votre installation.

Commencez par tester la vigueur de votre signal Wi-Fi en utilisant des outils gratuits comme Speedtest.
Si le résultat n’est pas probant, optez pour une connexion câblée de type Ethernet : votre débit de téléchargement en sera amélioré.

Si vous choisissez néanmoins de privilégier le Wi-Fi, pensez à placer votre box dans un endroit ouvert, à distance du sol et dans une pièce centrale de votre logement. Le cas échéant, vous pouvez acquérir un répéteur Wi-Fi pour étendre la zone de couverture ou choisir la bonne fréquence pour améliorer le débit.
Au quotidien, n’hésitez pas à éteindre votre box/décodeur TV afin d’améliorer les performances du modem et de bénéficier d’une meilleure connexion internet.

Enfin, si vous avez un équipement box compatible avec le Wi-Fi 6, vous devriez avoir moins de difficultés pour connecter plusieurs appareils en même temps (ordinateur, smartphone, télévision, objets connectés…). En effet, cette dernière génération de Wi-Fi permet de profiter d’un débit plus performant et d’une meilleure couverture.

 

Disposer des bons outils et des règles d’organisation adéquates est une chose. Être à l’aise dans son environnement, gérer son temps sans stress, trouver l’harmonie avec ceux que l’on aime en est une autre. Pour télétravailler en toute sérénité, c’est également nécessaire !

 

5 / Veillez à votre confort matériel

Se sentir bien en télétravaillant, c’est aussi une question d’organisation matérielle. Dans la mesure du possible, installez-vous dans une pièce ou dans un coin isolé et bien éclairé. Ce n’est pas parce que vous avez quitté le bureau que vous devez négliger votre confort et votre santé. Choisissez donc une chaise adaptée, idéalement réglable en hauteur, disposant d’accoudoirs et vous laissant la liberté de changer régulièrement de position pour prévenir les troubles musculo-squelettiques.

Si votre bureau n’est pas grand, n’hésitez pas à le rapprocher d’un meuble où vous pouvez déposer et accéder facilement à vos dossiers. Dernière recommandation : surélevez votre ordinateur portable de manière à pouvoir regarder l’écran sans pencher la tête et adjoignez-lui un clavier indépendant pour davantage d’aisance.

 

6 / Faites des pauses régulières

Une discussion improvisée à la sortie d’une réunion, un collègue qui vient vous chercher pour prendre l’air, la pause déjeuner… Au bureau, les occasions de lever le nez de ses dossiers se présentent assez naturellement. C’est beaucoup moins vrai en télétravail.

Pourtant, les pauses sont nécessaires. Elles vous aident à structurer vos journées et à gagner en efficacité. Pour optimiser leurs bienfaits, mieux vaut les prendre dans un endroit différent de celui où l’on travaille. Vous craignez de vous éparpiller ? Installez sur votre ordinateur un programme de gestion du temps Pomodoro.
Il vous propose quatre plages de travail de vingt-cinq minutes interrompues chaque fois par une sonnerie puis par une pause de cinq minutes. Le fait de savoir que vous allez bientôt pouvoir souffler vous aide à rester concentré sur votre tâche !

 

7 / Resserrez les liens avec votre petite famille

Le principal défi posé par le travail à distance consiste à fixer la limite entre la vie professionnelle et la vie privée. Pour cela, il vous faut définir un cadre de travail, qui tiendra compte à la fois de votre personnalité, de votre domaine d’activité et de vos contraintes domestiques.

Par exemple, si vous devez être joignable aux horaires d’ouverture de votre entreprise, il faut vous organiser en fonction. Une chose est sûre : en économisant le temps passé dans les transports, vous disposez d’un nouveau « capital » que vous allez pouvoir utiliser comme vous le souhaitez. C’est, notamment, l’opportunité de passer plus de temps avec vos enfants également restés à la maison et votre conjoint(e).

Préparer un bon repas, organiser un jeu en famille ou simplement partager un film qui plaise à tout le monde : autant d’initiatives qui réchaufferont les cœurs. Et, par les temps qui courent, cela n’a pas de prix !

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